现场评审材料区别于线上申报资料，是专家到场后现场查阅、核验的全部纸质及受控电子资料，覆盖管理体系、人员、设备、样品、技术能力各个维度，重点针对 HG/T 3647 耐寒输送带，尤其关注低温脆性、低温屈挠等耐寒专项试验，分为管理体系类、人员档案类、仪器设备类、样品管理类、技术能力类，还有现场备查辅助资料，扩项实验室同样参照准备，原有已获证项目资料专家按需抽查。
管理体系运行相关材料，首先准备受控版本的质量手册、程序文件，耐寒输送带专属作业指导书，重点把低温脆性、低温屈挠试验的制样步骤、温控要求、安全操作、结果判定、异常处置的作业文件备好，配套受控原始记录模板、报告模板。完整的内部审核全套资料，内审计划、内审检查表、全部不符合项报告、整改证据，内审记录需要覆盖耐寒输送带检测活动。管理评审计划、管理评审报告以及输出项的落实整改记录。公正性声明、各关键岗位任命文件、组织架构图。质量监督计划与质量监督记录，包含对低温试验岗位人员的监督记录。客户投诉、异议处理记录，如有发生需要带完整处置闭环资料。若是扩项，准备体系变更说明、针对耐寒输送带项目开展的专项内审或者专项评审记录。
人员全套一人一档技术档案，全部技术管理人员、检测操作人员、内审员、样品设备管理员的个人档案。技术负责人、质量负责人的简历、学历、职称或者同等能力证明材料，体现橡胶输送带低温检测相关工作经历。授权签字人申请表、能力评价考核记录。所有人员劳动合同、社保缴纳证明。培训计划、培训记录、上岗考核记录，重点留存耐寒输送带产品标准、低温脆性、低温屈挠试验方法、低温设备操作、安全防护的专项培训及考核记录。内审员培训证明。各岗位正式授权文件。现场专家会随机抽取实操人员，核对档案，同时开展面谈和见证试验。
仪器设备与计量相关档案，全套设备台账，包含万能拉力试验机、粘合强度试验机、磨耗试验机、热空气老化箱、低温脆性试验机、低温屈挠试验装置、各类尺寸测量器具。每台设备完整设备档案，设备采购凭证、使用说明书。全部计量设备有效的检定或校准证书，重点核查低温设备温度示值校准证书。设备使用记录、维护保养记录，低温试验设备的使用和维护记录是评审重点。关键力学设备、低温设备的期间核查计划、期间核查原始记录。设备故障维修、处置记录。如果使用标准物质，准备标准物质证书、使用记录。同时备好设备状态标识，现场设备上粘贴完好、停用等标识，方便专家现场查看。
样品管理相关备查资料，样品接收登记台账，耐寒输送带样品流转记录，从收样、制样、试验、留样到退样 / 废样处置全流程记录。样品留样记录，留样存放台账，留样标签，现场留存有耐寒输送带留样实物，待检、在检、留样样品分区摆放标识清晰。样品处置记录，过期留样销毁处理记录。样品管理程序文件，针对橡胶样品避光防老化的管控记录。
技术能力核心资料，这是耐寒输送带现场评审的重点。现行标准查新报告，确认 HG/T 3647 以及配套低温、力学试验方法标准现行有效。方法验证报告及对应的原始试验记录，包含拉伸、粘合强度、磨耗、热空气老化，尤其低温脆性、低温屈挠耐寒项目的验证原始数据。测量不确定度评定报告，重点覆盖低温脆性温度、拉伸强度、粘合强度等关键参数。能力验证或者实验室间比对报告、原始数据记录，需要取得满意结果。多份耐寒输送带完整检测报告，附带对应的原始记录，要包含低温脆性、低温屈挠项目，不能只有力学项目。内部质量控制计划，日常质控原始记录。见证试验准备，提前备好符合标准要求的耐寒输送带测试样品，备好制样工具，试样裁切设备，做好低温试验设备开机调试，保证设备可以正常开展现场试验。
其他现场辅助备查材料，实验室平面布局图，温湿度日常监控原始记录，橡胶试验环境 23±2℃、50±5% 湿度的连续监控记录。低温试验区安全防护相关管控记录。档案借阅登记记录。分包相关资料，如果存在检测分包，准备分包方评价资料。多场所说明文件（如适用）。
补充提示，现场评审会随机抽看记录，所有资料必须真实，不允许临时补写。专家会重点关注低温类试验，核查低温设备温控精度、制样规范性、低温试验原始记录。CMA 与 CNAS 联合评审时，同一套现场资料同时满足两套准则要求。扩项实验室除耐寒新增项目资料外，原有体系运行记录也需要随时备查。现场开出不符合项，需要依据以上材料快速收集整改证据。
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